Eine Rechnung, die sich leicht bezahlen lässt
Zahlungsverzug beginnt oft mit einer Rechnung, mit der man schwer etwas anfangen kann. Jede Rechnung sollte zeigen:
- Den Namen und die Kontaktdaten Ihres Betriebs, und Steuernummern, wo sie vorgeschrieben sind
- Eine Rechnungsnummer und ein Datum
- Wofür sie ist, passend zum Angebot
- Betrag, Steuer und Summe getrennt
- Ein Fälligkeitsdatum, nicht nur „30 Tage netto"
- Wie bezahlt wird, mit einem Zahlungslink, wenn Sie Karten annehmen
- Was schon bezahlt ist, etwa eine Anzahlung
Steuerregeln unterscheiden sich. Prüfen Sie, was Ihre Provinz oder Ihr Bundesstaat auf einer Rechnung verlangt, einschließlich der Registrierungsnummern für GST/HST oder Sales Tax, und fragen Sie im Zweifel einen Steuerberater.
Sofort abrechnen
Senden Sie die Rechnung an dem Tag, an dem die Arbeit fertig ist oder abgeholt wird. Jeder Tag Warten verschiebt den Tag, an dem Sie bezahlt werden. Rechnen Sie lange Aufträge in Etappen ab, statt bis zum Ende zu warten.
| Abrechnungsart | Wann Sie sie nutzen |
|---|---|
| Anzahlung, dann der Rest bei Abholung | Die meisten Sonderanfertigungen |
| Abschlagsrechnungen nach Meilensteinen | Lange Aufträge, Montagen und große Projekte |
| Vollständig im Voraus | Eilaufträge, kleine Online-Bestellungen, neue Kunden mit großen Aufträgen |
| Rechnung mit Zahlungsziel | Stammkunden aus dem Geschäftsbereich, denen Sie vertrauen |
Zu Anzahlungen und Bedingungen siehe Wie Sie Zahlungsbedingungen mit Kunden verhandeln.
Klare Fälligkeiten
„Zahlbar bei Erhalt" ist vage. „Fällig am 14. März" ist es nicht. Setzen Sie auf jede Rechnung ein echtes Datum.
Fragen Sie bei Geschäftskunden vor der Rechnung, wer die Zahlungen bearbeitet und was auf der Rechnung stehen muss, etwa eine Bestellnummer. Eine Rechnung ohne diese Nummer kann liegen bleiben, bis es jemandem auffällt.
Nach Plan erinnern
Warten Sie nicht, bis Sie wütend sind. Erinnern Sie jedes Mal nach demselben Plan, damit es Routine ist und nichts Persönliches.
| Wann | Was Sie tun |
|---|---|
| Ein paar Tage vor der Fälligkeit | Eine freundliche Erinnerung mit Betrag, Datum und Zahlungslink |
| Am Fälligkeitstag | Eine kurze Nachricht „heute fällig" mit dem Link |
| Eine Woche überfällig | Eine bestimmtere Nachricht, und ein Anruf |
| Zwei bis vier Wochen überfällig | Neue Arbeit pausieren und anrufen, um einen Termin zu vereinbaren |
| Länger | Eine letzte schriftliche Mahnung, dann über das Weitere entscheiden |
Formulierungen für säumige Zahler
Erste Erinnerung
„Hallo Jordan, eine kurze Erinnerung: Rechnung 1042 über 640 $ war am 14. fällig. Hier ist der Link zur Kartenzahlung. Danke!"
Bestimmter
„Hallo Jordan, Rechnung 1042 ist jetzt eine Woche überfällig. Können Sie mir sagen, wann sie bezahlt wird? Wenn mit der Arbeit oder der Rechnung etwas nicht stimmt, sagen Sie es mir, dann kläre ich das."
Am Telefon
„Ich rufe wegen Rechnung 1042 an. Gibt es etwas, das die Zahlung aufhält? Können wir uns diese Woche auf einen Termin einigen?"
Eine Ratenzahlung, wenn es beim Kunden eng ist
„Ich kann den Rest in zwei Zahlungen aufteilen, zum 1. und zum 15. Ich schicke Ihnen eine kurze Bestätigung."
Bevor Sie die Arbeit pausieren
„Wir haben neue Arbeit für Ihr Konto pausiert, bis Rechnung 1042 bezahlt ist. Sobald sie bezahlt ist, planen wir Ihren nächsten Auftrag ein."
Bleiben Sie höflich und konkret. Nennen Sie Rechnung, Betrag und Datum. Drohen Sie nie mit etwas, das Sie nicht tun werden.
Wann Sie die Arbeit stoppen
Legen Sie Ihre Regel fest, bevor Sie sie brauchen, und schreiben Sie sie in Ihre Bedingungen. Zum Beispiel: Kein neuer Auftrag beginnt, solange eine Rechnung mehr als 30 Tage überfällig ist, und fertige Sonderanfertigungen bleiben in der Werkstatt, bis sie bezahlt sind.
Die Arbeit zu stoppen verhindert, dass das Problem wächst. Ein Kunde, der Ihnen einen Auftrag schuldet, sollte keinen zweiten anhäufen können.
Wenn es weitergeht
Zahlt ein Kunde nach Erinnerungen, Anrufen und letzter Mahnung immer noch nicht, hängen Ihre Möglichkeiten davon ab, wo Sie sind. Dazu können ein Aufforderungsschreiben, ein Verfahren für geringfügige Forderungen, ein Inkassobüro oder das Abschreiben der Forderung gehören. Regeln und Höchstbeträge unterscheiden sich je nach Provinz oder Bundesstaat, sprechen Sie also mit einem Anwalt oder dem zuständigen Gericht, bevor Sie handeln.
Ob Sie Zinsen oder Verzugsgebühren berechnen dürfen, hängt ebenfalls von den örtlichen Regeln und Ihren Bedingungen ab. Wenn Sie das vorhaben, nennen Sie es von Anfang an im Angebot und auf der Rechnung.
Das ist ein allgemeiner geschäftlicher Rat, keine Rechtsberatung.
Kartenzahlungen und Rückerstattungen
Mit Karten werden Sie schneller bezahlt, weil der Kunde in einer Minute direkt aus der Rechnung zahlen kann. Bei jeder Zahlung fallen Bearbeitungsgebühren an, entscheiden Sie also, ob Ihre Preise sie tragen. Die Regeln, ob Sie Kartengebühren an Kunden weitergeben dürfen, unterscheiden sich nach Provinz, Bundesstaat und Kartennetzwerk, prüfen Sie das also, bevor Sie einen Aufschlag berechnen.
Erstatten Sie wenn möglich auf demselben Weg, auf dem der Kunde bezahlt hat, und halten Sie es fest, etwa mit einer Gutschrift.
So geht es in Customakr
- Nimmt ein Kunde ein Angebot mit Anzahlung an, wird die Anzahlungsrechnung für Sie erstellt und versendet, und er kann sie auf der Freigabeseite per Karte bezahlen. Erstellen Sie aus einem angenommenen Auftrag eine Rechnung über Anzahlung, Fortschritt (Solo und höher) oder Schluss, mit dem Anteil am Vertrag und den Tagen bis zur Fälligkeit. Die Schlussrechnung stellt in Rechnung, was übrig ist, die Anzahlung und frühere Zahlungen sind also schon abgezogen. Rechnungen gibt es ab dem Tarif Maker.
- Verbinden Sie unter Kartenzahlungen Ihr eigenes Stripe-Konto und nutzen Sie Kartenzahlungslink senden. Kartenzahlungen markieren die Rechnung von selbst als bezahlt. Bei Bargeld, Scheck oder Überweisung nutzen Sie Als bezahlt markieren. Customakr zeigt seine eigene Gebühr, bevor Sie Karten aktivieren: 1 % jeder Kartenzahlung bei Maker und 0,5 % ab Solo, zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr von Stripe.
- Ab Solo schalten Sie Zahlungserinnerungen per E-Mail ein. Kunden bekommen eine E-Mail 3 Tage vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag und 7 Tage danach, außer die Rechnung ist vorher bezahlt. Jede zeigt Betrag, Fälligkeit und Kartenzahlungslink. Für eine einzelne Rechnung können Sie die Erinnerungen stoppen, wenn Sie eine Vereinbarung getroffen haben.
- Der Bildschirm Rechnungen zeigt, was offen ist, was überfällig ist und was diesen Monat bezahlt wurde. Die Betriebsübersicht listet überfällige Rechnungen unter Handlungsbedarf.
- Erstatten Sie eine Zahlung ganz oder teilweise direkt aus der Rechnung. Ihr Kunde bekommt eine nummerierte Gutschrift, und Customakr gibt bei Kartenerstattungen seine eigene Gebühr zurück.
- Ab Solo exportieren Sie Kunden und Rechnungen nach QuickBooks, oder Rechnungen in eine Tabelle für Ihren Steuerberater.
- Die mitgelieferten Bedingungsvorlagen sagen bereits, dass der Rest wie auf der Rechnung angegeben fällig ist und dass Sie die Arbeit bei überfälligen Konten einstellen dürfen. Passen Sie sie an Ihre eigenen Regeln an.
Checkliste
- Jede Rechnung hat eine Nummer, ein echtes Fälligkeitsdatum und einen Zahlungsweg.
- Steuern stehen separat, mit den Nummern, die meine Provinz oder mein Bundesstaat verlangt.
- Ich stelle die Rechnung an dem Tag, an dem die Arbeit fertig ist.
- Lange Aufträge werden in Etappen abgerechnet.
- Ich erinnere jedes Mal nach demselben Plan.
- Meine Bedingungen sagen, wann die Arbeit bei überfälligen Konten stoppt.
- Verzugsgebühren oder Zinsen, falls ich sie berechne, stehen von Anfang an im Angebot.
- Rückerstattungen werden mit einer Gutschrift festgehalten.