Une facture facile à payer
Les retards commencent souvent par une facture difficile à traiter. Chaque facture doit indiquer :
- Le nom et les coordonnées de votre entreprise, et vos numéros de taxes quand ils sont exigés
- Un numéro et une date de facture
- Ce qu’elle couvre, conforme au devis
- Le montant, les taxes et le total, séparément
- Une date d’échéance, pas seulement « net 30 »
- Comment payer, avec un lien de paiement si vous acceptez les cartes
- Ce qui a déjà été payé, comme un acompte
Les règles fiscales varient. Vérifiez ce que votre province ou État exige sur une facture, y compris les numéros d’inscription à la TPS/TVH ou à la taxe de vente, et demandez à un comptable en cas de doute.
Facturez tout de suite
Envoyez la facture le jour où le travail est terminé ou ramassé. Chaque jour d’attente s’ajoute au moment où vous serez payé. Pour les longs travaux, facturez par étapes plutôt que d’attendre la fin.
| Façon de facturer | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Acompte, puis le solde au ramassage | La plupart des travaux sur mesure |
| Facturation par étapes | Longs travaux, installations et gros projets |
| Payé en entier d’avance | Urgences, petites commandes en ligne, nouveaux clients avec de gros travaux |
| Facture avec échéance | Entreprises clientes fidèles en qui vous avez confiance |
Pour les acomptes et les conditions, voyez Comment négocier vos conditions de paiement avec vos clients.
Des échéances claires
« Payable sur réception », c’est vague. « Payable le 14 mars », ça ne l’est pas. Mettez une vraie date sur chaque facture.
Avec les entreprises, demandez avant de facturer qui s’occupe des paiements et ce qu’il faut sur la facture, comme un numéro de bon de commande. Une facture sans ce numéro peut rester impayée jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive.
Relancez selon un calendrier
N’attendez pas d’être fâché. Relancez selon le même calendrier chaque fois, pour que ce soit une routine, pas une affaire personnelle.
| Quand | Quoi faire |
|---|---|
| Quelques jours avant l’échéance | Un rappel amical avec le montant, la date et le lien de paiement |
| Le jour de l’échéance | Un court message « payable aujourd’hui » avec le lien |
| Une semaine de retard | Un message plus ferme, et un appel |
| Deux à quatre semaines de retard | Suspendez les nouveaux travaux et appelez pour convenir d’une date |
| Plus longtemps | Un dernier avis par écrit, puis décidez de la suite |
Phrases pour les retardataires
Premier rappel
« Bonjour Jordan, petit rappel : la facture 1042 de 640 $ était due le 14. Voici le lien pour payer par carte. Merci ! »
Plus ferme
« Bonjour Jordan, la facture 1042 a maintenant une semaine de retard. Pouvez-vous me dire quand elle sera payée ? S’il y a un problème avec le travail ou la facture, dites-le-moi et je vais régler ça. »
Au téléphone
« Je vous appelle au sujet de la facture 1042. Est-ce que quelque chose la bloque ? Pouvons-nous convenir d’une date cette semaine ? »
Une entente de paiement, si le client a des difficultés
« Je peux diviser le solde en deux paiements, le 1er et le 15. Je vous envoie un message pour le confirmer. »
Avant de suspendre le travail
« Nous avons suspendu les nouveaux travaux sur votre compte jusqu’au paiement de la facture 1042. Dès qu’elle est payée, nous mettons votre prochain travail à l’horaire. »
Soyez poli et précis. Nommez la facture, le montant et la date. Ne menacez jamais de faire quelque chose que vous ne ferez pas.
Quand arrêter le travail
Fixez votre règle avant d’en avoir besoin, et mettez-la dans vos conditions. Par exemple : aucun nouveau travail ne commence tant qu’une facture a plus de 30 jours de retard, et le travail sur mesure fini reste à l’atelier jusqu’à son paiement.
Arrêter le travail empêche le problème de grossir. Un client qui vous doit un travail ne devrait pas pouvoir en accumuler un deuxième.
Quand ça va plus loin
Si un client ne paie toujours pas après les rappels, les appels et un dernier avis, vos options dépendent de l’endroit où vous êtes. Elles peuvent comprendre une mise en demeure, les petites créances, une agence de recouvrement ou la radiation de la dette. Les règles et les plafonds varient selon la province ou l’État : parlez à un avocat ou au bureau des petites créances de votre région avant d’agir.
Le droit de facturer des intérêts ou des frais de retard dépend aussi des règles locales et de ce que disent vos conditions. Si vous prévoyez en facturer, indiquez-les sur le devis et la facture dès le départ.
Ceci est un conseil d’affaires général, pas un avis juridique.
Paiements par carte et remboursements
Les cartes vous font payer plus vite, parce que le client peut payer à partir de la facture en une minute. Des frais de traitement sont retenus sur chaque paiement : décidez si vos prix les absorbent. Les règles pour refiler les frais de carte aux clients varient selon la province, l’État et le réseau de cartes : vérifiez avant d’ajouter un supplément.
Quand vous remboursez, faites-le autant que possible par le même moyen que le paiement, et gardez une trace, comme une note de crédit.
Dans Customakr
- Quand un client accepte un devis qui demande un acompte, la facture d’acompte est créée et envoyée pour vous, et il peut la payer par carte depuis la page d’approbation. À partir d’un travail accepté, créez une facture d’Acompte, d’Avancement (Solo et plus) ou Finale, avec la part du contrat et le nombre de jours avant l’échéance. La facture finale facture ce qui reste, donc l’acompte et les paiements précédents sont déjà déduits. Les factures commencent avec le forfait Maker.
- Connectez votre propre compte Stripe dans Paiements par carte, puis utilisez Envoyer un lien de paiement par carte. Les paiements par carte marquent la facture comme payée d’eux-mêmes. Pour un paiement comptant, un chèque ou un virement Interac, utilisez Marquer comme payé. Customakr affiche ses propres frais avant que vous activiez les cartes : 1 % de chaque paiement par carte avec Maker et 0,5 % avec Solo et plus, en plus des frais de traitement de Stripe.
- Avec Solo et plus, activez les rappels de paiement par courriel. Les clients reçoivent un courriel 3 jours avant l’échéance, le jour de l’échéance et 7 jours après, sauf si la facture est payée avant. Chacun montre le montant, l’échéance et le lien de paiement par carte. Vous pouvez arrêter les rappels pour une seule facture quand vous avez convenu d’une entente.
- L’écran Factures montre ce qui est en souffrance, ce qui est en retard et ce qui a été payé ce mois-ci. Le tableau des opérations liste les factures en retard sous À traiter.
- Remboursez tout ou une partie d’un paiement à partir de la facture. Votre client reçoit une note de crédit numérotée, et Customakr rend ses propres frais sur les remboursements par carte.
- Avec Solo et plus, exportez les clients et les factures vers QuickBooks, ou les factures vers un tableur pour votre comptable.
- Les modèles de conditions intégrés disent déjà que le solde est dû selon la facture et que vous pouvez arrêter le travail sur les comptes en retard. Adaptez-les à vos propres règles.
Liste de contrôle
- Chaque facture a un numéro, une vraie échéance et un moyen de payer.
- Les taxes sont indiquées à part, avec les numéros exigés par ma province ou mon État.
- Je facture le jour où le travail est terminé.
- Les longs travaux sont facturés par étapes.
- Je relance selon le même calendrier chaque fois.
- Mes conditions disent quand le travail s’arrête sur les comptes en retard.
- Les frais de retard ou intérêts, si j’en facture, sont sur le devis dès le départ.
- Les remboursements sont notés avec une note de crédit.