Haga que la factura sea fácil de pagar
Los atrasos suelen empezar con una factura difícil de procesar. Cada factura debe mostrar:
- El nombre y los datos de contacto de su negocio, y los números fiscales cuando se exigen
- Un número y una fecha de factura
- Qué cubre, igual que la cotización
- El monto, los impuestos y el total, por separado
- Una fecha de vencimiento, no solo "neto 30"
- Cómo pagar, con un enlace de pago si acepta tarjetas
- Lo que ya se pagó, como un anticipo
Las normas fiscales cambian. Revise qué exige su provincia o estado en una factura, incluidos los números de registro de GST/HST o del impuesto sobre las ventas, y pregunte a un contador si tiene dudas.
Facture de inmediato
Envíe la factura el día en que se termina o se recoge el trabajo. Cada día que espera se suma al día en que cobra. En trabajos largos, facture por etapas en lugar de esperar al final.
| Forma de facturar | Cuándo usarla |
|---|---|
| Anticipo, y el saldo al recoger | La mayoría de los trabajos a medida |
| Facturación por hitos | Trabajos largos, instalaciones y proyectos grandes |
| Pago total por adelantado | Urgencias, pedidos pequeños en línea, clientes nuevos con trabajos grandes |
| Factura con vencimiento | Clientes empresa habituales de confianza |
Para anticipos y condiciones, vea Cómo negociar condiciones de pago con sus clientes.
Fechas de vencimiento claras
"Pago al recibir" es vago. "Vence el 14 de marzo" no lo es. Ponga una fecha real en cada factura.
Con clientes empresa, pregunte antes de facturar quién gestiona los pagos y qué necesitan en la factura, como un número de orden de compra. Una factura sin ese número puede quedarse sin pagar hasta que alguien se dé cuenta.
Dé seguimiento con un calendario
No espere a enojarse. Dé seguimiento con el mismo calendario cada vez, para que sea rutina y no algo personal.
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Unos días antes del vencimiento | Un recordatorio amable con el monto, la fecha y el enlace de pago |
| El día del vencimiento | Un mensaje breve de "vence hoy" con el enlace |
| Una semana de atraso | Un mensaje más firme, y una llamada |
| De dos a cuatro semanas de atraso | Pause los trabajos nuevos y llame para acordar una fecha |
| Más tiempo | Un último aviso por escrito, y decida qué sigue |
Guiones para clientes morosos
Primer recordatorio
"Hola, Jordan: le recuerdo que la factura 1042 por $640 vencía el día 14. Aquí tiene el enlace para pagar con tarjeta. ¡Gracias!"
Más firme
"Hola, Jordan: la factura 1042 ya tiene una semana de atraso. ¿Me puede decir cuándo se pagará? Si hay algún problema con el trabajo o la factura, dígame y lo resuelvo."
Por teléfono
"Le llamo por la factura 1042. ¿Hay algo que la esté deteniendo? ¿Podemos acordar una fecha esta semana?"
Un plan de pagos, si tiene dificultades
"Puedo dividir el saldo en dos pagos, el día 1 y el 15. Le envío un mensaje para confirmarlo."
Antes de pausar el trabajo
"Pausamos los trabajos nuevos en su cuenta hasta que se pague la factura 1042. En cuanto se pague, programamos su siguiente trabajo."
Sea cortés y concreto. Nombre la factura, el monto y la fecha. Nunca amenace con algo que no va a hacer.
Cuándo detener el trabajo
Decida su regla antes de necesitarla y póngala en sus condiciones. Por ejemplo: ningún trabajo nuevo empieza mientras una factura tenga más de 30 días de atraso, y el trabajo a medida terminado se queda en el taller hasta que se pague.
Detener el trabajo evita que el problema crezca. Un cliente que le debe un trabajo no debería poder acumular un segundo.
Cuando la cosa va más lejos
Si un cliente sigue sin pagar después de recordatorios, llamadas y un último aviso, sus opciones dependen de dónde esté. Pueden incluir una carta de requerimiento, un tribunal de reclamos menores, una agencia de cobranza o dar la deuda por perdida. Las normas y los límites cambian según la provincia o el estado, así que hable con un abogado o con la oficina local de reclamos menores antes de actuar.
Si puede cobrar intereses o recargos por mora también depende de las normas locales y de lo que digan sus condiciones. Si piensa cobrarlos, póngalos en la cotización y en la factura desde el principio.
Esto es orientación general de negocios, no asesoría legal.
Pagos con tarjeta y reembolsos
Las tarjetas le hacen cobrar antes, porque el cliente puede pagar desde la factura en un minuto. Cada pago tiene comisiones de procesamiento, así que decida si sus precios las absorben. Las normas para trasladar las comisiones de tarjeta a los clientes cambian según la provincia, el estado y la red de tarjetas: revíselas antes de agregar un recargo.
Cuando reembolse, hágalo por el mismo medio con el que pagó el cliente siempre que pueda, y deje registro, como una nota de crédito.
Hágalo en Customakr
- Cuando un cliente acepta una cotización que pide anticipo, la factura de anticipo se crea y se envía por usted, y el cliente puede pagarla con tarjeta desde la página de aprobación. Desde un trabajo aceptado, cree una factura de Anticipo, de Avance (Solo o superior) o Final, con la parte del contrato y los días hasta el vencimiento. La factura final cobra lo que queda, así que el anticipo y los pagos anteriores ya están descontados. Las facturas empiezan en el plan Maker.
- Conecte su propia cuenta de Stripe en Pagos con tarjeta y use Enviar enlace de pago con tarjeta. Los pagos con tarjeta marcan la factura como pagada por sí solos. Para efectivo, cheque o transferencia, use Marcar como pagada. Customakr muestra su propia comisión antes de activar las tarjetas: 1 % de cada pago con tarjeta en Maker y 0,5 % en Solo o superior, además de la comisión de procesamiento de Stripe.
- En Solo o superior, active los recordatorios de pago por correo. Los clientes reciben un correo 3 días antes del vencimiento, el día del vencimiento y 7 días después, salvo que la factura se pague antes. Cada uno muestra el monto, la fecha de vencimiento y el enlace de pago con tarjeta. Puede detener los recordatorios de una sola factura cuando acordó un plan.
- La pantalla Facturas muestra lo pendiente, lo vencido y lo pagado este mes. El tablero de operaciones muestra las facturas vencidas en Requiere atención.
- Reembolse todo o parte de un pago desde la factura. Su cliente recibe una nota de crédito numerada, y Customakr devuelve su propia comisión en los reembolsos con tarjeta.
- En Solo o superior, exporte clientes y facturas a QuickBooks, o las facturas a una hoja de cálculo para su contador.
- Las plantillas de condiciones incluidas ya dicen que el saldo vence según la factura y que usted puede detener el trabajo en cuentas atrasadas. Edítelas según sus propias reglas.
Lista de control
- Cada factura tiene un número, una fecha de vencimiento real y una forma de pago.
- Los impuestos van aparte, con los números que exige mi provincia o estado.
- Facturo el día en que se termina el trabajo.
- Los trabajos largos se facturan por etapas.
- Doy seguimiento con el mismo calendario cada vez.
- Mis condiciones dicen cuándo se detiene el trabajo en cuentas atrasadas.
- Los recargos por mora o intereses, si los cobro, están en la cotización desde el principio.
- Los reembolsos se registran con una nota de crédito.