Faça uma fatura fácil de pagar
O atraso muitas vezes começa com uma fatura difícil de processar. Toda fatura deve mostrar:
- O nome e o contato do seu negócio, e os números fiscais quando exigidos
- Um número e uma data de fatura
- O que ela cobre, igual ao orçamento
- O valor, os impostos e o total, separados
- Uma data de vencimento, não só "30 dias"
- Como pagar, com um link de pagamento se você aceita cartão
- O que já foi pago, como um sinal
As regras fiscais mudam. Verifique o que a sua província ou estado exige em uma fatura, incluindo números de registro de GST/HST ou do imposto sobre vendas, e pergunte a um contador se tiver dúvida.
Fature na hora
Envie a fatura no dia em que o trabalho fica pronto ou é retirado. Cada dia de espera soma ao dia em que você recebe. Em trabalhos longos, fature por etapas em vez de esperar o fim.
| Forma de faturar | Quando usar |
|---|---|
| Sinal, e o saldo na retirada | A maioria dos trabalhos sob medida |
| Cobrança por etapas | Trabalhos longos, instalações e projetos grandes |
| Pagamento total antecipado | Urgências, pedidos pequenos online, clientes novos com trabalhos grandes |
| Fatura com vencimento | Clientes empresa frequentes em quem você confia |
Para sinais e condições, veja Como negociar condições de pagamento com seus clientes.
Vencimentos claros
"Pagamento no recebimento" é vago. "Vence em 14 de março" não é. Coloque uma data real em toda fatura.
Com clientes empresa, pergunte antes de faturar quem cuida dos pagamentos e o que precisa constar na fatura, como um número de pedido de compra. Uma fatura sem esse número pode ficar parada até alguém perceber.
Faça lembretes com calendário
Não espere ficar irritado. Faça os lembretes com o mesmo calendário toda vez, para virar rotina e não algo pessoal.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Alguns dias antes do vencimento | Um lembrete simpático com o valor, a data e o link de pagamento |
| No dia do vencimento | Uma mensagem curta de "vence hoje" com o link |
| Uma semana de atraso | Uma mensagem mais firme, e uma ligação |
| Duas a quatro semanas de atraso | Pause os trabalhos novos e ligue para combinar uma data |
| Mais tempo | Um último aviso por escrito, e decida o próximo passo |
Roteiros para clientes atrasados
Primeiro lembrete
"Oi, Jordan: só lembrando que a fatura 1042, de $ 640, venceu no dia 14. Aqui está o link para pagar com cartão. Obrigado!"
Mais firme
"Oi, Jordan: a fatura 1042 está com uma semana de atraso. Pode me dizer quando ela será paga? Se houver algum problema com o trabalho ou com a fatura, me avise que eu resolvo."
Por telefone
"Estou ligando sobre a fatura 1042. Tem alguma coisa travando o pagamento? Podemos combinar uma data nesta semana?"
Um parcelamento, se o cliente está com dificuldade
"Posso dividir o saldo em dois pagamentos, nos dias 1 e 15. Vou mandar uma mensagem para confirmar."
Antes de pausar o trabalho
"Pausamos os trabalhos novos da sua conta até a fatura 1042 ser paga. Assim que ela for paga, colocamos seu próximo trabalho na programação."
Seja educado e específico. Cite a fatura, o valor e a data. Nunca ameace algo que você não vai fazer.
Quando parar o trabalho
Decida sua regra antes de precisar dela e coloque nas condições. Por exemplo: nenhum trabalho novo começa enquanto uma fatura estiver com mais de 30 dias de atraso, e trabalho sob medida pronto fica na oficina até ser pago.
Parar o trabalho impede que o problema cresça. Um cliente que deve um trabalho não deveria conseguir acumular um segundo.
Quando a coisa vai mais longe
Se um cliente continua sem pagar depois de lembretes, ligações e um último aviso, suas opções dependem de onde você está. Podem incluir uma notificação de cobrança, o juizado de pequenas causas, uma empresa de cobrança ou dar a dívida como perdida. As regras e os limites mudam conforme a província ou o estado, então fale com um advogado ou com o juizado da sua região antes de agir.
Se você pode cobrar juros ou multa por atraso também depende das regras locais e do que dizem suas condições. Se pretende cobrar, coloque isso no orçamento e na fatura desde o início.
Esta é uma orientação geral de negócios, não aconselhamento jurídico.
Pagamentos com cartão e reembolsos
O cartão faz você receber mais rápido, porque o cliente pode pagar pela fatura em um minuto. Cada pagamento tem taxas de processamento, então decida se seus preços absorvem essas taxas. As regras para repassar a taxa do cartão ao cliente mudam conforme a província, o estado e a bandeira, então verifique antes de cobrar um adicional.
Quando reembolsar, faça pelo mesmo meio que o cliente usou para pagar sempre que puder, e guarde um registro, como uma nota de crédito.
Faça no Customakr
- Quando um cliente aceita um orçamento que pede sinal, a fatura de sinal é criada e enviada para você, e ele pode pagá-la com cartão na página de aprovação. A partir de um trabalho aceito, crie uma fatura de Sinal, de Andamento (Solo ou superior) ou Final, com a parte do contrato e os dias até o vencimento. A fatura final cobra o que falta, então o sinal e os pagamentos anteriores já estão descontados. As faturas começam no plano Maker.
- Conecte sua própria conta Stripe em Pagamentos com cartão e use Enviar link de pagamento com cartão. Pagamentos com cartão marcam a fatura como paga sozinhos. Para dinheiro, cheque ou transferência, use Marcar como pago. O Customakr mostra a própria taxa antes de você ativar o cartão: 1% de cada pagamento com cartão no Maker e 0,5% no Solo ou superior, além da taxa de processamento do Stripe.
- No Solo ou superior, ative os lembretes de pagamento por e-mail. Os clientes recebem um e-mail 3 dias antes do vencimento, no dia do vencimento e 7 dias depois, a não ser que a fatura seja paga antes. Cada um mostra o valor, o vencimento e o link de pagamento com cartão. Você pode parar os lembretes de uma fatura só quando combinou um acordo.
- A tela Faturas mostra o que está em aberto, o que está vencido e o que foi pago neste mês. O painel de operações mostra as faturas vencidas em Requer atenção.
- Reembolse todo ou parte de um pagamento pela fatura. Seu cliente recebe uma nota de crédito numerada, e o Customakr devolve a própria taxa nos reembolsos com cartão.
- No Solo ou superior, exporte clientes e faturas para o QuickBooks, ou as faturas para uma planilha para o seu contador.
- Os modelos de condições prontos já dizem que o saldo vence conforme a fatura e que você pode parar o trabalho em contas atrasadas. Edite de acordo com suas próprias regras.
Lista de verificação
- Toda fatura tem número, vencimento real e uma forma de pagar.
- Os impostos aparecem separados, com os números que minha província ou estado exige.
- Faturo no dia em que o trabalho fica pronto.
- Trabalhos longos são faturados por etapas.
- Faço lembretes com o mesmo calendário toda vez.
- Minhas condições dizem quando o trabalho para em contas atrasadas.
- Multas ou juros por atraso, se eu cobro, estão no orçamento desde o início.
- Reembolsos são registrados com uma nota de crédito.