Warum Zahlungsbedingungen wichtig sind
Lassen Sie sich bezahlen, bevor Sie anfangen, nicht erst am Ende. Eine Anzahlung schützt Ihre Liquidität, sortiert Kunden aus, die es nicht ernst meinen, und sorgt dafür, dass Sie nie das Material eines Kunden aus eigener Tasche bezahlen.
Wenn Sie erst am Ende bezahlt werden, tragen Sie jedes Risiko:
- Sie kaufen das Material, dann überlegt es sich der Kunde anders.
- Sie blockieren Werkstattzeit, dann meldet sich der Kunde nicht mehr.
- Sie stellen den Auftrag fertig, dann laufen Sie wochenlang dem Geld hinterher.
Ein Kunde, der eine Anzahlung leistet, hat sich festgelegt. Er holt ab, beantwortet Ihre Fragen und nimmt die Freigabe ernst. Gute Kunden erwarten bei Sonderanfertigungen eine Anzahlung. Wer sich weigert, ist meist der Kunde, dem Sie am Ende hinterherlaufen.
Kennen Sie zuerst Ihre Zahlen
Ihre Anzahlung sollte mindestens decken, was Sie ausgeben, bevor der Kunde etwas sieht. Rechnen Sie das aus, bevor Sie mit ihm sprechen, damit Sie wissen, unter welchen Betrag Sie nicht gehen.
- Material und Fremdkosten: Material, Beschläge, Oberflächen, Fremdleistungen und Versand, die Sie vorab bezahlen.
- Zeit bis zum ersten Meilenstein: Konstruktions-, Rüst- und Programmierstunden zu Ihrem Werkstattsatz.
- Ihre Untergrenze: Material plus die ersten Stunden. Das ist die kleinste Anzahlung, die Sie annehmen können.
- Ihre Forderung: 50 % für die meisten Sonderanfertigungen. Verlangen Sie mehr, wenn der Auftrag viel Material braucht oder sich nicht weiterverkaufen lässt.
Beispiel: Bei einem Auftrag über 2.000 $ mit 700 $ Material und 3 Stunden Konstruktion zu 75 $ pro Stunde (225 $) liegt Ihre Untergrenze bei 925 $. Verlangen Sie 50 % (1.000 $). Gehen Sie nicht unter 925 $.
Übliche Zahlungsmodelle
Beginnen Sie mit Anzahlung plus Restzahlung. Ändern Sie das nur, wenn die Auftragsgröße oder der Kunde einen Grund liefert.
| Modell | So funktioniert es | Am besten für | Ihr Risiko |
|---|---|---|---|
| Vollständig im Voraus | 100 % vor Arbeitsbeginn | Aufträge, deren Ausfall Sie sich nicht leisten können, Eilaufträge und Online-Bestellungen | Keines |
| Anzahlung plus Rest | 50 % zum Start, 50 % bei Abholung oder Lieferung | Die meisten Sonderanfertigungen | Gering |
| Abschlagszahlungen | Zum Beispiel 30 % zum Start, 40 % bei einem Meilenstein, 30 % am Ende | Große oder lange Aufträge, Montagen, Projekte über mehrere Wochen | Gering bis mittel |
| Anzahlung plus Zahlungsziel | Anzahlung zum Start, Rest 15 oder 30 Tage nach Rechnung | Kunden, die mehrere Aufträge pünktlich bezahlt haben | Mittel |
| Zahlungsziel ohne Anzahlung | Alles fällig nach der Lieferung | Nur langjährige Kunden, wenn überhaupt. Viele Werkstätten bieten das nie an. | Hoch |
| Zahlung bei Abholung | Volle Zahlung bei Abholung | Bei Sonderanfertigungen vermeiden | Hoch |
Bei Sonderanfertigungen verlässt das Stück die Werkstatt erst, wenn der Rest bezahlt ist, außer der Kunde hat ein vereinbartes Zahlungsziel.
Wo Sie die Grenze ziehen: Die Grenze ist kein fester Betrag. Sie ist das, was Sie bei diesem Auftrag verlieren könnten, wenn der Kunde nie zahlt. Betrachten Sie alles, was Sie selbst vorstrecken, als Investition in das Projekt, und gehen Sie sie erst ein, wenn Sie das Risiko abgewogen haben. Unterhalb dieses Betrags können Sie die Anzahlung bei einem Kunden, dem Sie vertrauen, lockern. Darüber wird der Auftrag im Voraus bezahlt oder durch eine Anzahlung gedeckt.
Zahlungsziele muss man sich verdienen: Viele Werkstätten bieten nie ein Zahlungsziel an. Andere bieten Zahlung bei Lieferung oder 30 Tage erst nach mehreren pünktlich bezahlten Aufträgen an. Beginnen Sie mit jedem neuen Kunden mit einer Anzahlung. Lockern Sie erst, wenn er es sich verdient hat, und ziehen Sie nach einer verspäteten Zahlung wieder an.
Wie Sie es ansprechen
Nennen Sie Ihre Bedingungen als Tatsache, früh und schriftlich. Fragen Sie nicht, ob eine Anzahlung in Ordnung ist. Sagen Sie dem Kunden, dass Sie so arbeiten. Setzen Sie die Bedingungen ins Angebot, bevor über den Preis gesprochen wird, damit niemand überrascht ist.
Wenn Sie das Angebot senden
„Hier ist Ihr Angebot. Damit wir Ihren Termin reservieren und das Material bestellen, nehmen wir bei der Freigabe eine Anzahlung von 50 %. Der Rest ist fällig, wenn alles abholbereit ist. Sie können die Anzahlung direkt auf der Freigabeseite per Karte zahlen."
Bei Einzelstücken und Sonderanfertigungen
„Weil das nur für Sie gefertigt wird und sich nicht weiterverkaufen lässt, deckt die Anzahlung das Material, das wir dafür bestellen. Sobald sie bezahlt ist, kommt der Auftrag in die Planung."
Bei Eilaufträgen
„Wir können das nach vorn ziehen. Eilaufträge werden vollständig im Voraus bezahlt, weil wir dafür andere Arbeit verschieben."
Wenn ein Stammkunde nach einem Zahlungsziel fragt
„Gern. Bei Kunden wie Ihnen machen wir 30 % Anzahlung und den Rest mit 15 Tagen Ziel. Passt das für Ihre Buchhaltung?"
Fassen Sie sich kurz. Je mehr Sie erklären oder sich entschuldigen, desto mehr klingen die Bedingungen nach Verhandlungssache.
Mit Einwänden umgehen
Wenn ein Kunde sich sträubt, geben Sie bei etwas anderem nach, bevor Sie auf die Anzahlung verzichten. Ändern Sie den Betrag, den Zeitpunkt oder die Zahlungsart, aber behalten Sie eine Vorauszahlung, die Ihre Untergrenze deckt.
| Der Kunde sagt | Sie können sagen | Was Sie dafür geben |
|---|---|---|
| „Ich zahle erst, wenn ich es sehe." | „Verständlich. Sie geben einen Probedruck oder ein Foto frei, bevor wir etwas schneiden, und die Anzahlung deckt nur das Material." | Einen Freigabeschritt, nicht die Anzahlung |
| „50 % sind viel." | „Wir können mit 30 % starten und eine zweite Zahlung vereinbaren, wenn Sie das Muster freigeben." | Eine kleinere erste Zahlung plus einen Meilenstein |
| „Die andere Werkstatt verlangt keine Anzahlung." | „Das ist ihre Entscheidung. Wir bestellen Ihr Material am Tag der Freigabe, nur so halten wir den Termin." | Nichts. Bleiben Sie dabei. |
| „Kann ich alles am Ende zahlen?" | „Im Moment nicht. Nach ein paar pünktlich bezahlten Aufträgen können wir über ein Zahlungsziel sprechen." | Ein späteres Zahlungsziel für Stammkunden |
| „Ich kann nicht mit Karte zahlen." | „Kein Problem. Eine Überweisung geht auch, und wir starten, sobald sie da ist." | Die Zahlungsart |
| „Das ist ein großer Auftrag, geben Sie mir 30 Tage." | „Wir können 30 Tage Ziel auf den Rest geben, bei 30 % Anzahlung." | Ein Zahlungsziel nur für den Rest |
Wenn der Kunde bei einer Sonderanfertigung trotzdem nichts im Voraus zahlen will, ist es meist in Ordnung, den Auftrag sausen zu lassen. Ein verlorenes Angebot kostet Sie weniger als ein fertiger Auftrag, den niemand bezahlt.
Schützen Sie sich
Halten Sie alles schriftlich fest, fangen Sie erst an, wenn die Anzahlung da ist, und bepreisen Sie jede Änderung, bevor Sie sie umsetzen.
Warnzeichen
- Der Kunde lehnt jede Anzahlung ab, will aber einen Eiltermin.
- Er will den Preis Zeile für Zeile aufgeschlüsselt, um die Teile selbst zu besorgen.
- Der Umfang wächst ständig, bevor er überhaupt etwas freigegeben hat.
- Er bittet Sie, die fertige Arbeit aufzubewahren oder zu verschicken, bevor der Rest bezahlt ist.
- Nach der Freigabe taucht er ab und meldet sich nur noch, um etwas zu ändern.
Gewohnheiten, die Sie schützen
- Schriftliche Freigabe: Der Kunde gibt das Angebot samt Bedingungen über den Freigabelink frei, nicht per Textnachricht.
- Keine Anzahlung, kein Start: Bestellen Sie kein Material und reservieren Sie keine Werkstattzeit, bevor die Anzahlung eingegangen ist.
- Nachträge: Jede Änderung nach der Freigabe bekommt einen neuen Preis und eine neue Freigabe, bevor Sie sie umsetzen. Siehe Nachträge: So stoppen Sie ausufernde Aufträge.
- Fertige Arbeit zurückhalten: Sonderanfertigungen bleiben in der Werkstatt, bis der Rest bezahlt ist.
- Verzugsgebühren und Stornierungen: Wenn Sie solche verlangen, nennen Sie sie im Angebot. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Provinz oder Ihres Bundesstaats, bevor Sie Zinsen auf überfällige Beträge berechnen.
- Rückerstattung: Sagen Sie von Anfang an, ob die Anzahlung zurückerstattet wird, wenn das Material schon bestellt ist.
Das ist ein allgemeiner geschäftlicher Rat, keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Bedingungen bei großen Verträgen von einem Anwalt prüfen.
So richten Sie es in Customakr ein
Legen Sie einmal einen Standard fest und passen Sie ihn pro Angebot an.
- Ihre Standardanzahlung: Wählen Sie unter Einstellungen > Kunden und Abrechnung > Anzahlung vor Arbeitsbeginn einen Prozentsatz (standardmäßig die Hälfte im Voraus) oder einen festen Betrag. Sie steht in jedem neuen Angebot und auf seiner Freigabeseite.
- Ihre Bedingungen: Schreiben Sie unter Bedingungen und Angebotsvorlagen, wann der Rest fällig ist und wie Sie Rückerstattungen handhaben. Eine Vorlage, die eine Anzahlung nennt, etwa die 50 % von Sonderanfertigung, setzt sie in neuen Angeboten.
- Pro Angebot: Ändern Sie die Anzahlung im Entwurf: für Eilaufträge (100 %), materialintensive Aufträge (mehr) oder vertrauenswürdige Kunden (weniger).
- Die Uhr startet mit der Zahlung: Stellen Sie Lieferzeit beginnt, wenn auf Anzahlung erhalten, damit der zugesagte Termin erst ab dem Tag zählt, an dem Sie bezahlt werden.
- Erst Freigabe, dann Zahlung: Ihr Kunde gibt das Angebot samt Bedingungen über den Freigabelink frei. Ab Maker und mit verbundenem Stripe geht er direkt zu Anzahlung bezahlen per Karte, oder er wählt Später bezahlen und zahlt später auf derselben Seite. Die Anzahlungsrechnung wird für Sie erstellt.
- Keine Anzahlung, kein Start: Der Auftrag zeigt Wartet auf Anzahlung und kann erst begonnen oder gestempelt werden, wenn sie bezahlt ist. Eine Kartenzahlung gibt ihn von selbst frei. Bei Bargeld oder Überweisung nutzt ein Inhaber oder Admin Anzahlung als bezahlt markieren, oder Ohne Anzahlung beginnen für einen vertrauenswürdigen Kunden. Beides wird protokolliert.
- Schlussrechnung: Sie zieht die Anzahlung ab und stellt den Rest in Rechnung. Ab Solo rechnen Sie große Aufträge in Abschnitten ab, und Erinnerungen haken bei offenen Rechnungen nach.
Im Tarif Free ist die Anzahlung eine Zeile in Ihrem Angebot, und der Auftrag wartet, bis Sie sie als bezahlt markieren.
Kurze Checkliste
- Ich kenne meine Untergrenze: Material plus die ersten Stunden.
- Meine Standardanzahlung steht fest, 50 %, wenn nichts dagegen spricht.
- Meine Bedingungen nennen Anzahlung, Fälligkeit des Rests, Stornierung und Rückerstattung.
- Die Bedingungen stehen im Angebot, bevor wir über den Preis sprechen.
- Kunden geben über den Link frei, nicht per Textnachricht.
- Keine Arbeit beginnt, bevor die Anzahlung bezahlt ist.
- Änderungen bekommen einen neuen Preis und eine neue Freigabe.
- Fertige Sonderanfertigungen bleiben hier, bis der Rest bezahlt ist.
- Zahlungsziele nur für Kunden, die sie sich verdient haben, und nie mehr, als ich verlieren könnte.