Pourquoi les conditions de paiement comptent
Faites-vous payer avant de commencer, pas seulement à la fin. Un acompte protège votre trésorerie, écarte les clients qui ne sont pas sérieux et vous évite de payer les matériaux d’un client de votre poche.
Si vous n’êtes payé qu’à la fin, vous portez tous les risques :
- Vous achetez les matériaux, puis le client change d’avis.
- Vous réservez du temps d’atelier, puis le client ne donne plus de nouvelles.
- Vous terminez le travail, puis vous courez après l’argent pendant des semaines.
Un client qui verse un acompte s’est engagé. Il vient chercher sa commande, il répond à vos questions et il prend l’approbation au sérieux. Les bons clients s’attendent à verser un acompte pour du sur-mesure. Ceux qui refusent sont souvent ceux après qui vous finiriez par courir.
Connaissez d’abord vos chiffres
Votre acompte doit au moins couvrir ce que vous dépenserez avant que le client voie quoi que ce soit. Calculez-le avant de lui parler, pour connaître le montant sous lequel vous ne descendrez pas.
- Matériaux et coûts externes : matière, quincaillerie, finitions, sous-traitance et transport payés d’avance.
- Temps avant la première étape : heures de conception, de réglage et de programmation à votre taux d’atelier.
- Votre plancher : matériaux plus premières heures. C’est le plus petit acompte que vous pouvez accepter.
- Votre demande : 50 % pour la plupart des travaux sur mesure. Demandez plus quand le travail exige beaucoup de matériaux ou ne peut pas être revendu.
Exemple : pour un travail de 2 000 $ avec 700 $ de matériaux et 3 heures de conception à 75 $ l’heure (225 $), votre plancher est de 925 $. Demandez 50 % (1 000 $). Ne descendez pas sous 925 $.
Les modalités de paiement courantes
Partez de l’acompte plus solde. Ne changez que si la taille du travail ou le client vous en donne une raison.
| Modalité | Fonctionnement | Idéal pour | Votre risque |
|---|---|---|---|
| Payé en entier d’avance | 100 % avant le début des travaux | Travaux plus gros que ce que vous pourriez vous permettre de perdre, urgences et commandes en ligne | Aucun |
| Acompte plus solde | 50 % au départ, 50 % au ramassage ou à la livraison | La plupart des travaux sur mesure | Faible |
| Paiements par étapes | Par exemple 30 % au départ, 40 % à une étape, 30 % à la fin | Gros travaux ou travaux longs, installations, projets de plusieurs semaines | Faible à moyen |
| Acompte plus paiement à terme | Acompte au départ, solde dû 15 ou 30 jours après la facture | Clients qui ont payé à temps pour plusieurs travaux | Moyen |
| Paiement à terme sans acompte | Tout est dû après la livraison | Seulement des comptes établis, si jamais. Beaucoup d’ateliers ne l’offrent jamais. | Élevé |
| Payé au ramassage | Paiement complet au ramassage | À éviter pour le sur-mesure | Élevé |
Pour le sur-mesure, la pièce ne quitte pas l’atelier tant que le solde n’est pas payé, sauf si le client bénéficie d’un paiement à terme approuvé.
Où tracer la ligne : la limite n’est pas un montant fixe. C’est ce que vous pourriez vous permettre de perdre sur ce travail si le client ne payait jamais. Considérez tout ce que vous portez vous-même comme un investissement dans le projet, et ne le faites qu’après avoir pesé le risque. Sous ce montant, vous pouvez assouplir l’acompte pour un client de confiance. Au-dessus, le travail est payé d’avance ou couvert par un acompte.
Les conditions se méritent : beaucoup d’ateliers n’offrent jamais de paiement à terme. D’autres offrent le paiement à la livraison ou à 30 jours seulement après plusieurs travaux payés à temps. Commencez chaque nouveau client avec un acompte. N’assouplissez qu’une fois la confiance gagnée, et resserrez après un retard de paiement.
Comment l’annoncer
Annoncez vos conditions comme un fait, tôt et par écrit. Ne demandez pas si un acompte convient. Dites au client que c’est votre façon de travailler. Mettez les conditions sur le devis avant de parler du prix, pour que personne ne soit surpris.
Quand vous envoyez le devis
« Voici votre devis. Pour réserver votre place et commander les matériaux, nous demandons un acompte de 50 % à l’approbation. Le solde est dû quand c’est prêt à ramasser. Vous pouvez payer l’acompte par carte directement depuis la page d’approbation. »
Pour une pièce unique ou sur mesure
« Comme c’est fait juste pour vous et que ça ne peut pas être revendu, l’acompte couvre les matériaux que nous commandons. Une fois payé, votre travail entre dans l’horaire. »
Pour un travail urgent
« Nous pouvons le passer en priorité. Les travaux urgents sont payés en entier d’avance, parce que nous déplaçons d’autres travaux pour vous faire une place. »
Pour un client régulier qui demande un paiement à terme
« Avec plaisir. Pour des comptes comme le vôtre, nous faisons un acompte de 30 % et le solde à 15 jours. Est-ce que ça convient à votre comptabilité ? »
Restez bref. Plus vous expliquez ou vous excusez, plus vos conditions semblent négociables.
Répondre aux objections
Quand un client résiste, échangez autre chose avant de renoncer à l’acompte. Changez le montant, le moment ou le mode de paiement, mais gardez un montant d’avance qui couvre votre plancher.
| Le client dit | Vous pouvez répondre | Ce que vous échangez |
|---|---|---|
| « Je ne paie pas avant de voir le résultat. » | « Tout à fait. Vous approuverez une épreuve ou une photo avant que nous coupions quoi que ce soit, et l’acompte couvre seulement les matériaux. » | Une étape d’approbation, pas l’acompte |
| « 50 %, c’est beaucoup. » | « Nous pouvons faire 30 % au départ et un deuxième paiement quand vous approuvez l’échantillon. » | Un premier paiement plus petit et une étape |
| « L’autre atelier ne demande pas d’acompte. » | « C’est son choix. Nous commandons vos matériaux le jour où vous approuvez, c’est comme ça que nous respectons la date. » | Rien. Tenez bon. |
| « Est-ce que je peux tout payer à la fin ? » | « Pas pour l’instant. Après quelques travaux payés à temps, nous pourrons parler de paiement à terme. » | Un paiement à terme futur, pour un client fidèle |
| « Je ne peux pas payer par carte. » | « Pas de problème. Le virement Interac fonctionne aussi, et nous commençons dès qu’il est reçu. » | Le mode de paiement |
| « C’est une grosse commande, donnez-moi 30 jours. » | « Nous pouvons faire 30 jours sur le solde avec un acompte de 30 %. » | Le paiement à terme sur le solde seulement |
S’il refuse encore de payer quoi que ce soit d’avance pour du sur-mesure, il est généralement correct de passer votre tour. Un devis perdu vous coûte moins cher qu’un travail terminé que personne ne paie.
Protégez-vous
Obtenez tout par écrit, commencez seulement quand l’acompte est reçu, et chiffrez chaque modification avant de la faire.
Signaux d’alarme
- Le client refuse tout acompte mais veut une date urgente.
- Il veut le prix détaillé ligne par ligne pour acheter les pièces lui-même.
- Le travail ne cesse de grossir avant qu’il ait approuvé quoi que ce soit.
- Il vous demande de garder ou d’expédier le travail fini avant que le solde soit payé.
- Il disparaît après l’approbation et ne revient que pour changer des choses.
Les habitudes qui vous protègent
- Approbation écrite : le client approuve le devis, conditions comprises, par le lien d’approbation, pas par texto.
- Pas d’acompte, pas de début : ne commandez pas de matériaux et ne réservez pas de temps d’atelier avant que l’acompte soit reçu.
- Avenants : toute modification après l’approbation reçoit un nouveau prix et une nouvelle approbation avant les travaux. Voir Avenants : comment freiner les dérives.
- Gardez le travail fini : les pièces sur mesure restent à l’atelier jusqu’au paiement du solde.
- Frais de retard et annulations : si vous en exigez, indiquez-les sur le devis. Vérifiez les règles de votre province ou État avant de facturer des intérêts sur les montants en retard.
- Politique de remboursement : dites dès le départ si l’acompte est remboursable une fois les matériaux commandés.
Ceci est un conseil d’affaires général, pas un avis juridique. Pour les gros contrats, faites relire vos conditions par un avocat.
La mise en place dans Customakr
Fixez une valeur par défaut une fois, puis ajustez-la devis par devis.
- Votre acompte par défaut : dans Paramètres > Clients et facturation > Acompte pour commencer, choisissez un pourcentage (la moitié d’avance par défaut) ou un montant fixe. Il figure sur chaque nouveau devis et sur sa page d’approbation.
- Vos conditions : dans Conditions et modèles de devis, écrivez l’échéance du solde et votre politique de remboursement. Un modèle qui indique un acompte, comme les 50 % de Fabrication sur mesure, le fixe sur les nouveaux devis.
- Par devis : changez l’acompte sur le brouillon pour les travaux urgents (100 %), ceux qui exigent beaucoup de matériaux (plus) ou les clients de confiance (moins).
- Le délai part au paiement : réglez Le délai commence quand sur Acompte reçu, pour que la date promise ne compte qu’à partir du jour où vous êtes payé.
- L’approbation, puis le paiement : votre client approuve le devis, conditions comprises, à partir du lien d’approbation. Avec Maker et plus et Stripe connecté, il passe aussitôt à Payer l’acompte par carte, ou choisit Payer plus tard et paie plus tard depuis la même page. La facture d’acompte est créée pour vous.
- Pas d’acompte, pas de début : le travail indique En attente de l’acompte et ne peut être ni commencé ni pointé tant qu’il n’est pas payé. Un paiement par carte lève ce blocage de lui-même. Pour un paiement comptant ou un virement Interac, un propriétaire ou un administrateur utilise Marquer l’acompte payé, ou Commencer sans acompte pour un client de confiance. Les deux sont consignés.
- Facture finale : elle déduit l’acompte et facture ce qui reste. Avec Solo et plus, facturez les gros travaux par étapes, et les rappels relancent les factures impayées.
Avec Free, l’acompte est une ligne sur votre devis, et le travail attend que vous le marquiez payé.
Liste de contrôle rapide
- Je connais mon plancher : matériaux plus premières heures.
- Mon acompte par défaut est fixé, à 50 % sauf raison de le changer.
- Mes conditions précisent l’acompte, l’échéance du solde, les annulations et les remboursements.
- Les conditions sont sur le devis avant qu’on parle de prix.
- Les clients approuvent par le lien, pas par texto.
- Aucun travail ne commence avant le paiement de l’acompte.
- Les modifications reçoivent un nouveau prix et une nouvelle approbation.
- Le travail sur mesure fini reste ici jusqu’au paiement du solde.
- Le paiement à terme seulement pour les clients qui l’ont mérité, et jamais plus que ce que je peux me permettre de perdre.