Por qué importan las condiciones de pago
Cobre antes de empezar, no solo al terminar. Un anticipo protege su flujo de caja, filtra a los clientes que no van en serio y evita que pague de su bolsillo los materiales de un cliente.
Si solo cobra al final, usted carga con todo el riesgo:
- Compra los materiales y el cliente cambia de opinión.
- Reserva tiempo de taller y el cliente deja de responder.
- Termina el trabajo y pasa semanas persiguiendo el pago.
Un cliente que paga un anticipo se ha comprometido. Viene a recoger, responde sus preguntas y se toma en serio la aprobación. Los buenos clientes esperan pagar un anticipo por un trabajo a medida. Los que se niegan suelen ser los que acabaría persiguiendo.
Primero, conozca sus números
Su anticipo debe cubrir al menos lo que gastará antes de que el cliente vea algo. Calcúlelo antes de hablar con él, para saber de qué cifra no puede bajar.
- Materiales y costos externos: material, herrajes, acabados, trabajo subcontratado y envíos que paga por adelantado.
- Tiempo antes del primer hito: horas de diseño, preparación y programación a su tarifa de taller.
- Su mínimo: materiales más las primeras horas. Es el anticipo más bajo que puede aceptar.
- Lo que pide: 50 % para la mayoría de los trabajos a medida. Pida más cuando el trabajo lleva mucho material o no se puede revender.
Ejemplo: en un trabajo de $2.000 con $700 de materiales y 3 horas de diseño a $75 la hora ($225), su mínimo es $925. Pida el 50 % ($1.000). No baje de $925.
Esquemas de pago habituales
Parta de anticipo más saldo. Cámbielo solo cuando el tamaño del trabajo o el cliente le den un motivo.
| Esquema | Cómo funciona | Ideal para | Su riesgo |
|---|---|---|---|
| Pago total por adelantado | 100 % antes de empezar | Trabajos más grandes de lo que podría permitirse perder, urgencias y pedidos en línea | Ninguno |
| Anticipo más saldo | 50 % al empezar, 50 % al recoger o entregar | La mayoría de los trabajos a medida | Bajo |
| Pagos por avance | Por ejemplo 30 % al empezar, 40 % en un hito, 30 % al final | Trabajos grandes o largos, instalaciones, proyectos de varias semanas | Bajo a medio |
| Anticipo más pago a plazo | Anticipo al empezar, saldo a 15 o 30 días de la factura | Clientes que han pagado a tiempo varios trabajos | Medio |
| Pago a plazo sin anticipo | Todo se paga después de la entrega | Solo cuentas establecidas, si acaso. Muchos talleres nunca lo ofrecen. | Alto |
| Pago al recoger | Pago completo al recoger | Evítelo en trabajos a medida | Alto |
En un trabajo a medida, la pieza no sale del taller hasta que se paga el saldo, salvo que el cliente tenga pago a plazo aprobado.
Dónde poner el límite: no es una cifra fija. Es lo que podría permitirse perder en este trabajo si el cliente nunca pagara. Considere todo lo que financia usted como una inversión en el proyecto, y hágala solo después de sopesar el riesgo. Por debajo de esa cifra, puede flexibilizar el anticipo con un cliente de confianza. Por encima, el trabajo se paga por adelantado o con anticipo.
Las condiciones se ganan: muchos talleres nunca ofrecen pago a plazo. Otros ofrecen pago contra entrega o a 30 días solo después de varios trabajos pagados a tiempo. Empiece a cada cliente nuevo con anticipo. Flexibilice solo cuando se lo haya ganado, y vuelva a endurecer tras un pago atrasado.
Cómo plantearlo
Presente sus condiciones como un hecho, pronto y por escrito. No pregunte si un anticipo está bien. Diga al cliente que así trabaja usted. Ponga las condiciones en la cotización antes de hablar del precio, para que nadie se sorprenda.
Al enviar la cotización
"Aquí tiene su cotización. Para reservar su lugar y pedir los materiales, cobramos un anticipo del 50 % al aprobarla. El saldo se paga cuando esté listo para recoger. Puede pagar el anticipo con tarjeta directamente desde la página de aprobación."
Para piezas únicas o a medida
"Como se hace solo para usted y no se puede revender, el anticipo cubre los materiales que pedimos. En cuanto se paga, entra en la programación."
Para trabajos urgentes
"Podemos ponerlo al frente de la fila. Los trabajos urgentes se pagan por completo por adelantado, porque movemos otros trabajos para hacerle lugar."
Para un cliente habitual que pide pago a plazo
"Con gusto. Para cuentas como la suya hacemos un 30 % de anticipo y el saldo a 15 días. ¿Le funciona a su área de cuentas por pagar?"
Sea breve. Cuanto más explica o se disculpa, más parece que las condiciones se pueden negociar.
Cómo responder a las objeciones
Cuando un cliente se resiste, ceda en otra cosa antes de renunciar al anticipo. Cambie el monto, el momento o la forma de pago, pero mantenga un pago por adelantado que cubra su mínimo.
| El cliente dice | Usted puede decir | Lo que cede |
|---|---|---|
| "No pago hasta verlo." | "Es justo. Aprobará una prueba o una foto antes de que cortemos nada, y el anticipo solo cubre los materiales." | Un paso de aprobación, no el anticipo |
| "El 50 % es mucho." | "Podemos hacer 30 % al empezar y un segundo pago cuando apruebe la muestra." | Un primer pago menor más un hito |
| "El otro taller no pide anticipo." | "Es su decisión. Nosotros pedimos sus materiales el día que aprueba, y así cumplimos la fecha." | Nada. Manténgase firme. |
| "¿Puedo pagar todo al final?" | "Por ahora no. Después de algunos trabajos pagados a tiempo, podemos hablar de plazos." | Pago a plazo en el futuro, por ser cliente habitual |
| "No puedo pagar con tarjeta." | "No hay problema. La transferencia también sirve, y empezamos en cuanto llegue." | La forma de pago |
| "Es un pedido grande, deme 30 días." | "Podemos dar 30 días sobre el saldo con un 30 % de anticipo." | Pago a plazo solo sobre el saldo |
Si aun así no paga nada por adelantado en un trabajo a medida, normalmente está bien dejarlo pasar. Una cotización perdida le cuesta menos que un trabajo terminado que nadie paga.
Protéjase
Póngalo por escrito, empiece solo cuando el anticipo haya llegado y ponga precio a cada cambio antes de hacerlo.
Señales de alerta
- Rechaza cualquier anticipo pero quiere una fecha urgente.
- Quiere el precio desglosado línea por línea para comprar las piezas por su cuenta.
- El alcance no deja de crecer antes de aprobar nada.
- Le pide guardar o enviar el trabajo terminado antes de pagar el saldo.
- Desaparece después de aprobar y solo vuelve para cambiar cosas.
Hábitos que lo protegen
- Aprobación por escrito: el cliente aprueba la cotización, condiciones incluidas, en el enlace de aprobación, no por mensaje de texto.
- Sin anticipo, no se empieza: no pida materiales ni reserve tiempo de taller hasta que el anticipo haya llegado.
- Órdenes de cambio: todo cambio después de la aprobación lleva un nuevo precio y una nueva aprobación antes de hacerlo. Vea Órdenes de cambio: cómo frenar el aumento del alcance.
- Retenga el trabajo terminado: las piezas a medida se quedan en el taller hasta que se paga el saldo.
- Recargos por mora y cancelaciones: si los cobra, indíquelos en la cotización. Revise las normas de su provincia o estado antes de cobrar intereses sobre montos vencidos.
- Política de reembolso: diga desde el principio si el anticipo es reembolsable una vez pedidos los materiales.
Esto es orientación general de negocios, no asesoría legal. Para contratos grandes, pida a un abogado que revise sus condiciones.
Cómo configurarlo en Customakr
Fije un valor predeterminado una vez y ajústelo en cada cotización.
- Su anticipo predeterminado: en Ajustes > Clientes y facturación > Anticipo para empezar, elija un porcentaje (la mitad por adelantado de forma predeterminada) o un monto fijo. Aparece en cada cotización nueva y en su página de aprobación.
- Sus condiciones: en Condiciones y plantillas de cotización, escriba cuándo vence el saldo y su política de reembolso. Una plantilla que indica un anticipo, como el 50 % de Fabricación a medida, lo fija en las cotizaciones nuevas.
- En cada cotización: cambie el anticipo en el borrador para trabajos urgentes (100 %), trabajos con mucho material (más) o clientes de confianza (menos).
- El plazo cuenta desde el pago: ponga El plazo comienza cuando en Anticipo recibido, para que la fecha prometida solo cuente desde el día en que cobra.
- Aprobación y luego pago: su cliente aprueba la cotización, condiciones incluidas, desde el enlace de aprobación. Con Maker o superior y Stripe conectado, pasa directamente a Pagar anticipo con tarjeta, o elige Pagar más tarde y paga después desde la misma página. La factura de anticipo se crea por usted.
- Sin anticipo, no se empieza: el trabajo muestra Esperando el anticipo y no se puede empezar ni registrar tiempo hasta que esté pagado. Un pago con tarjeta lo libera solo. Si le pagan en efectivo o por transferencia, un propietario o administrador usa Marcar anticipo pagado, o Empezar sin anticipo para un cliente de confianza. Ambos quedan registrados.
- Factura final: descuenta el anticipo y cobra lo que queda. Con Solo o superior, facture los trabajos grandes por etapas, y los recordatorios reclaman las facturas pendientes.
En Free, el anticipo es una línea en su cotización, y el trabajo espera hasta que lo marque como pagado.
Lista de control rápida
- Conozco mi mínimo: materiales más las primeras horas.
- Mi anticipo habitual está fijado: 50 %, salvo que tenga un motivo para cambiarlo.
- Mis condiciones indican el anticipo, cuándo vence el saldo, las cancelaciones y los reembolsos.
- Las condiciones están en la cotización antes de hablar del precio.
- Los clientes aprueban en el enlace, no por mensaje de texto.
- Ningún trabajo empieza hasta que se paga el anticipo.
- Los cambios llevan un nuevo precio y una nueva aprobación.
- El trabajo a medida terminado se queda aquí hasta que se paga el saldo.
- Pago a plazo solo para clientes que se lo han ganado, y nunca por más de lo que puedo permitirme perder.