Cómo se ve el aumento del alcance
El aumento del alcance es trabajo que no estaba en la cotización, agregado poco a poco, sin precio nuevo. En el momento rara vez parece grave:
- "¿Lo puede hacer dos pulgadas más ancho?"
- "Ya que está, ¿le puede poner un soporte?"
- "¿Podemos cambiar al acabado cepillado?"
- "En realidad, ¿podría estar listo el jueves?"
Cada uno cuesta material, tiempo o las dos cosas. Hechos gratis, se comen su margen. Hechos sin registro, terminan en una discusión al recoger sobre lo que se acordó.
La regla: precio nuevo, aprobación nueva, después el trabajo
Cuando el cliente aprueba una cotización, la cotización queda cerrada. Todo lo que cambie el trabajo se vuelve una orden de cambio:
- Escriba qué cambia.
- Póngale precio: material, tiempo, preparación y cualquier efecto en el plazo de entrega.
- Envíela al cliente.
- Empiece el cambio solo después de que la apruebe.
No haga excepciones con los cambios pequeños. El hábito importa más que el monto. Una orden de cambio de $15 le dice al cliente que los cambios cuestan dinero, y así la petición de $500 llega con presupuesto.
Qué lleva una orden de cambio
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Qué cambia | Ancho del portón de 48 a 50 pulg. |
| Detalles | Tubo nuevo para el marco, barrotes recortados, un barrote más |
| Solicitado por | El cliente |
| Precio sin impuestos | $85 |
| Su costo | $40 |
| Días añadidos al plazo | 2 |
| Aprobación | Nombre y fecha |
Registre también su costo. Le dice si los cambios le dejan dinero o solo sirven para tener contentos a los clientes.
Los créditos funcionan igual. Si el cliente quita algo, haga una orden de cambio con precio negativo, para que el registro coincida con el trabajo.
Cambios que debe cobrar
| Cambio | Por qué le cuesta |
|---|---|
| Un tamaño mayor o más piezas | Más material y tiempo |
| Otro material o acabado | Material nuevo, quizá un pedido nuevo. El material anterior puede quedar como desperdicio. |
| Cambios de diseño después de la aprobación | Volver a dibujar, a programar y a preparar |
| Una fecha más cercana | Horas extra, otros trabajos movidos, envío más rápido |
| Rehacer trabajo ya hecho | Material y tiempo, dos veces |
| Información faltante o equivocada del cliente | Retrabajo que usted no causó |
Cuando el error es suyo, corríjalo a su costo. Ser justo en los dos sentidos es lo que hace que la regla funcione.
Cómo decirlo
Dígalo con naturalidad y deje la decisión al cliente.
Cuando pide un cambio
"Con gusto. Es un cambio sobre la cotización aprobada, así que le envío una orden de cambio con el precio y la nueva fecha. En cuanto la apruebe, seguimos."
Cuando dice que es algo pequeño
"Es rápido, así que el cargo es pequeño. Pongo cada cambio por escrito para que los dos tengamos el mismo registro."
Cuando discute el precio
"No hay problema. Podemos mantener el diseño original, la fecha original y el precio original. Usted decide."
Cuando el cambio llega por teléfono
"Entendido. Se lo envío ahora por escrito para que lo apruebe, y empezamos en cuanto lo haga."
Deténgalo antes de que empiece
La mayor parte del aumento del alcance empieza con una cotización vaga. Prevéngalo antes de que arranque el trabajo:
- Escriba un alcance claro, con exclusiones y supuestos. Vea Cómo escribir una cotización que gane el trabajo.
- Haga aprobar los planos o una prueba antes de cortar.
- Ponga su política de cambios en sus condiciones: los cambios se cotizan, se aprueban por escrito y pueden mover el plazo de entrega.
- Con clientes empresa, pregunte quién puede aprobar cambios de su lado.
Esté atento a las señales de alerta: el cliente sigue agregando cosas pequeñas antes de aprobar nada, las decisiones vienen de varias personas, o las peticiones llegan por mensaje de texto a altas horas. Vaya más despacio y póngalo todo por escrito.
Cuándo decir que no
Algunos cambios no valen la pena a ningún precio. Harían la pieza insegura, usted no tiene el equipo, o arruinarían su programación para otros clientes. Está bien decir:
"Eso va más allá de lo que podemos hacer bien en este trabajo. Terminemos lo que ya está acordado, y le cotizo la pieza nueva por separado."
Hágalo en Customakr
- Cuando una cotización se acepta, su precio y sus supuestos quedan cerrados. Ábrala y toque Nueva orden de cambio.
- Complete Qué cambia, Detalles, Solicitado por, el precio sin impuestos (con signo menos para un crédito), Su costo por este cambio y Días añadidos al plazo.
- Toque Enviar al cliente. Él la aprueba desde el enlace de su cotización. Si decide por teléfono o en persona, use Registrar aprobación con su nombre, o Registrar rechazo.
- Solo cuentan los cambios aprobados. El valor acordado del trabajo es la cotización original más los cambios aprobados, y los días aprobados mueven el plazo de entrega. Los cambios que esperan al cliente aparecen en el tablero de operaciones.
- En el trabajo, registre lo que de verdad costó un cambio como Extras aprobados en Estimado frente a real, para que la ganancia del trabajo sea honesta.
- Sus condiciones ya lo cubren. Las plantillas incluidas dicen que todo cambio después de la aceptación requiere una orden de cambio por escrito con su precio y su efecto en el plazo de entrega.
Lista de control
- Mis condiciones dicen que los cambios se cotizan y se aprueban por escrito.
- Cada cambio después de la aprobación lleva una orden de cambio, por pequeño que sea.
- Cada orden de cambio tiene un precio, mi costo y los días añadidos.
- No se trabaja en un cambio hasta que está aprobado.
- Los créditos también llevan una orden de cambio.
- Corrijo mis propios errores a mi costo.
- Las decisiones tomadas por teléfono o en persona se registran con un nombre.
- Mis cotizaciones tienen exclusiones y supuestos claros.