El plazo es más que el tiempo de fabricación
Los clientes oyen "dos semanas" como el día en que lo tendrán. Su plazo tiene que cubrir todo lo que pasa entre su sí y la recogida:
| Etapa | Qué toma tiempo |
|---|---|
| El anticipo | Hasta que se paga, el trabajo no es real |
| Las aprobaciones | Planos, pruebas, muestras y respuestas del cliente |
| Los materiales | Plazos de los proveedores, días de entrega y faltantes |
| La fila | Los trabajos que ya van antes que este |
| La fabricación | Las horas del trabajo en sí |
| El trabajo externo | Pintura en polvo, recubrimientos, grabado u otro taller |
| Acabado y curado | Secado, curado y armado |
| Recogida o entrega | Embalaje, reserva y envío |
La fabricación en sí suele ser la parte más pequeña.
Conozca su capacidad real
La capacidad son las horas que sus personas y sus máquinas pueden dar de verdad cada semana. Parta de las horas que trabaja. Reste lo que no es producción: cotizar, administración, compras, limpieza y mantenimiento. Lo que queda es lo que puede programar.
Fíjese en su cuello de botella. Si todos los trabajos pasan por un solo láser o un solo soldador, esa es su capacidad, sin importar cuántas máquinas más tenga.
Luego llene esa capacidad con los trabajos que ya aceptó. La primera semana con espacio es lo antes que puede empezar un trabajo nuevo.
Calcule el plazo
- Busque la primera semana con espacio suficiente en el cuello de botella para las horas del trabajo.
- Sume los días que tarda en llegar el material, si no está en existencia.
- Sume el trabajo externo, y el tiempo de acabado o curado.
- Sume un margen para lo que siempre surge: un día de enfermedad, una herramienta rota, una entrega atrasada.
- Redondee hacia arriba a un día con el que el cliente pueda planificar.
Dé días hábiles o una fecha, y diga cuándo empieza la cuenta.
Haga que el plazo empiece en el momento justo
Si el plazo empieza al enviar la cotización, un cliente que tarda dos semanas en aprobar igual espera la fecha original. Ate el inicio a algo que usted controla:
- Cuando se recibe el anticipo
- Cuando se aprueban los planos
- Cuando han pasado las dos cosas
- Cuando se acepta el pedido, en trabajos repetidos sin planos
"El plazo es de 10 días hábiles desde que recibimos su anticipo y su plano aprobado."
Planifique la semana
Una vez por semana, revise cada trabajo abierto:
- ¿Qué va tarde o está cerca de su fecha? Hágalo primero.
- ¿Qué espera a alguien? Persiga aprobaciones, anticipos y materiales.
- ¿Qué hará cada persona y cada máquina esta semana? No reserve más horas de las que tiene.
- ¿Qué viene después? Pida ahora el material para los trabajos de la semana que viene.
Tenga un tablero con tres columnas: Por hacer, En curso y Listo. Todos deben poder ver qué sigue sin preguntar.
Trabajos urgentes
Un trabajo urgente ocupa el lugar de otro. Póngale precio en consecuencia, o no lo acepte.
| Pregúntese | Si la respuesta es sí |
|---|---|
| ¿Puedo hacerlo sin mover otro trabajo? | Bien. Quizá un pequeño recargo por urgencia. |
| ¿Atrasa la fecha de otro cliente? | Cobre un recargo por urgencia y avise ahora al otro cliente. |
| ¿Requiere horas extra o un fin de semana? | Cobre un recargo que lo cubra, pagado por adelantado. |
| ¿Me haría romper una promesa? | Diga que no. |
"Podemos tenerlo para el viernes. Como es urgente, lleva un recargo y se paga por adelantado. ¿Quiere que lo reserve?"
Cuando se va a atrasar
Usted lo sabrá antes que el cliente. Avísele pronto, con una nueva fecha y un motivo. No espere a que pregunte.
"Hola, Alex: le aviso que nuestro proveedor de pintura en polvo va atrasado, así que su barandal estará listo el martes en lugar del viernes. Lo siento, y le confirmo en cuanto regrese."
Un cliente al que avisa el lunes se molesta. Un cliente que se entera al recoger quizá no vuelva.
Mantenga promesas realistas
Prometer un plazo corto para ganar un trabajo solo funciona si puede cumplirlo. Cuando está ocupado, una fecha más larga y honesta es mejor que una corta que no cumplirá. Si el cliente lo necesita antes, para eso está el recargo por urgencia.
Revise sus plazos más o menos cada mes. Si siempre termina antes, puede acortarlos. Si siempre se atrasa, alárguelos, o revise su capacidad.
Hágalo en Customakr
- En cada cotización, fije el Plazo de entrega en días y El plazo comienza cuando: anticipo recibido, planos aprobados, planos aprobados y anticipo recibido, o pedido aceptado.
- Las órdenes de cambio aprobadas pueden sumar días, y el plazo del trabajo se mueve con ellas.
- Las cotizaciones aceptadas se convierten en órdenes de trabajo en el Tablero de trabajos, en Por hacer, En curso y Listo. El tiempo se registra en cada operación, con un aviso antes de que se acaben las horas cotizadas.
- El Tablero de operaciones abre con Requiere atención: trabajos atrasados, trabajos por vencer, cotizaciones a punto de vencer y personas que lo esperan. El estado del taller muestra cada departamento, para ver dónde se frena el trabajo.
- En Pro y Team, Capacidad de flujo de trabajo muestra lo que sus trabajos abiertos piden a cada departamento y cada máquina en las próximas semanas, frente a las horas que pueden dar sus personas y máquinas. Fije las horas semanales de cada máquina, márquela fuera de servicio y siga las sugerencias de mantenimiento periódico.
- En Solo o superior, registre el plazo y los días de entrega de cada proveedor en Proveedores, para saber cuánto tarda el material antes de prometer una fecha.
Lista de control
- Mis plazos cubren aprobaciones, materiales, la fila, el trabajo externo y la recogida.
- Conozco mi capacidad semanal en el cuello de botella.
- Sumo un margen antes de dar una fecha.
- Cada cotización dice cuándo empieza el plazo.
- Reviso cada trabajo abierto una vez por semana.
- Las urgencias se cobran y se pagan por adelantado, o digo que no.
- Aviso pronto a los clientes de los atrasos, con una nueva fecha.