Como é o aumento do escopo
Aumento do escopo é trabalho que não estava no orçamento, somado aos poucos, sem preço novo. Na hora, raramente parece grande coisa:
- "Dá para fazer duas polegadas mais largo?"
- "Já que está aí, dá para colocar um suporte?"
- "Podemos trocar para o acabamento escovado?"
- "Na verdade, dá para ficar pronto na quinta?"
Cada um custa material, tempo ou os dois. Feitos de graça, comem sua margem. Feitos sem registro, viram discussão na retirada sobre o que foi combinado.
A regra: preço novo, aprovação nova, depois o trabalho
Quando o cliente aprova um orçamento, o orçamento fica travado. Tudo o que muda o trabalho vira uma ordem de alteração:
- Escreva o que está mudando.
- Dê o preço: material, tempo, preparação e qualquer efeito no prazo.
- Envie ao cliente.
- Comece a alteração só depois que ele aprovar.
Não abra exceção para alterações pequenas. O hábito importa mais que o valor. Uma ordem de alteração de $ 15 mostra ao cliente que mudanças custam dinheiro, e o pedido de $ 500 já chega com orçamento.
O que vai em uma ordem de alteração
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| O que está mudando | Largura do portão de 48 para 50 pol. |
| Detalhes | Tubo novo para o quadro, barras recortadas, uma barra a mais |
| Solicitado por | O cliente |
| Preço sem impostos | $ 85 |
| Seu custo | $ 40 |
| Dias adicionados ao prazo | 2 |
| Aprovação | Nome e data |
Registre também o seu custo. Ele mostra se as alterações estão dando dinheiro ou só deixando os clientes contentes.
Créditos funcionam do mesmo jeito. Se o cliente tira alguma coisa, faça uma ordem de alteração com preço negativo, para o registro bater com o trabalho.
Alterações que você deve cobrar
| Alteração | Por que custa para você |
|---|---|
| Um tamanho maior ou mais peças | Mais material e tempo |
| Outro material ou acabamento | Material novo, talvez um pedido novo. O material antigo pode virar perda. |
| Mudanças de projeto depois da aprovação | Redesenhar, reprogramar e preparar de novo |
| Uma data mais cedo | Hora extra, outros trabalhos remanejados, frete mais rápido |
| Refazer trabalho já feito | Material e tempo, duas vezes |
| Informação faltando ou errada do cliente | Retrabalho que você não causou |
Quando o erro é seu, corrija por sua conta. Ser justo nos dois sentidos é o que faz a regra pegar.
Como falar
Fale com naturalidade e deixe a escolha com o cliente.
Quando ele pede uma alteração
"Claro. É uma alteração no orçamento aprovado, então vou enviar uma ordem de alteração com o preço e a nova data. Assim que você aprovar, seguimos."
Quando ele diz que é pouca coisa
"É rápido, então o valor é pequeno. Coloco toda alteração por escrito para nós dois termos o mesmo registro."
Quando ele reclama do preço
"Sem problema. Podemos manter o projeto original, a data original e o preço original. Você decide."
Quando a alteração chega por telefone
"Anotado. Vou mandar isso por escrito agora para você aprovar, e começamos assim que aprovar."
Pare antes de começar
A maior parte do aumento do escopo começa com um orçamento vago. Previna antes de o trabalho começar:
- Escreva um escopo claro, com exclusões e premissas. Veja Como escrever um orçamento que fecha o trabalho.
- Faça aprovar os desenhos ou uma prova antes de cortar.
- Coloque sua política de alterações nas condições: alterações são orçadas, aprovadas por escrito e podem mudar o prazo.
- Com clientes empresa, pergunte quem pode aprovar alterações do lado deles.
Fique atento aos sinais de alerta: o cliente continua acrescentando coisas pequenas antes de aprovar qualquer coisa, as decisões vêm de várias pessoas, ou os pedidos chegam por mensagem tarde da noite. Vá mais devagar e coloque tudo por escrito.
Quando dizer não
Algumas alterações não valem a pena por preço nenhum. Deixariam a peça insegura, você não tem o equipamento, ou bagunçariam sua programação para outros clientes. Tudo bem dizer:
"Isso foge do que conseguimos fazer bem neste trabalho. Vamos terminar o que já está combinado, e eu orço a peça nova separadamente."
Faça no Customakr
- Quando um orçamento é aceito, o preço e as premissas ficam travados. Abra o orçamento e toque em Nova ordem de alteração.
- Preencha O que está mudando, Detalhes, Solicitado por, o preço sem impostos (com sinal de menos para um crédito), Seu custo para esta alteração e Dias adicionados ao prazo.
- Toque em Enviar ao cliente. Ele aprova pelo link do orçamento. Se ele decidir por telefone ou pessoalmente, use Registrar aprovação com o nome dele, ou Registrar recusa.
- Só as alterações aprovadas contam. O valor combinado do trabalho é o orçamento original mais as alterações aprovadas, e os dias aprovados mudam o prazo. Alterações esperando o cliente aparecem no painel de operações.
- No trabalho, registre o que uma alteração custou de verdade como Adicionais aprovados em Estimado x real, para o lucro do trabalho continuar honesto.
- Suas condições já cobrem isso. Os modelos prontos dizem que qualquer alteração depois da aceitação precisa de uma ordem de alteração por escrito, com o preço e o efeito no prazo.
Lista de verificação
- Minhas condições dizem que alterações são orçadas e aprovadas por escrito.
- Toda alteração depois da aprovação recebe uma ordem de alteração, por menor que seja.
- Cada ordem de alteração tem preço, meu custo e os dias adicionados.
- Nenhum trabalho em uma alteração antes de ela ser aprovada.
- Créditos também recebem uma ordem de alteração.
- Corrijo meus próprios erros por minha conta.
- Decisões tomadas por telefone ou pessoalmente são registradas com um nome.
- Meus orçamentos têm exclusões e premissas claras.