Prazo é mais que tempo de fabricação
O cliente ouve "duas semanas" como o dia em que vai ter a peça. Seu prazo precisa cobrir tudo entre o sim dele e a retirada:
| Etapa | O que leva tempo |
|---|---|
| O sinal | Até ele ser pago, o trabalho não existe |
| As aprovações | Desenhos, provas, amostras e respostas do cliente |
| O material | Prazos dos fornecedores, dias de entrega e falta de estoque |
| A fila | Os trabalhos que já estão na frente deste |
| A fabricação | As horas do trabalho em si |
| Serviços externos | Pintura eletrostática, galvanização, gravação ou outra oficina |
| Acabamento e cura | Secagem, cura e montagem |
| Retirada ou entrega | Embalagem, agendamento e frete |
A fabricação em si costuma ser a menor parte.
Conheça sua capacidade real
Capacidade são as horas que suas pessoas e máquinas conseguem dar de verdade toda semana. Comece pelas horas que você trabalha. Tire o que não é produção: orçar, administração, compras, limpeza e manutenção. O que sobra é o que você pode programar.
Olhe para o seu gargalo. Se todo trabalho passa por um único laser ou um único soldador, essa é sua capacidade, não importa quantas outras máquinas você tenha.
Depois preencha essa capacidade com os trabalhos já aceitos. A primeira semana com espaço é o mais cedo que um trabalho novo pode começar.
Calcule o prazo
- Ache a primeira semana com espaço suficiente no gargalo para as horas do trabalho.
- Some os dias para o material chegar, se ele não estiver em estoque.
- Some os serviços externos, e o tempo de acabamento ou cura.
- Some uma folga para o que sempre acontece: um dia de doença, uma ferramenta quebrada, uma entrega atrasada.
- Arredonde para um dia com que o cliente possa se planejar.
Informe dias úteis ou uma data, e diga quando a contagem começa.
Faça o prazo começar na hora certa
Se o prazo começa quando você envia o orçamento, um cliente que leva duas semanas para aprovar ainda espera a data original. Amarre o início a algo que você controla:
- Quando o sinal é recebido
- Quando os desenhos são aprovados
- Quando as duas coisas aconteceram
- Quando o pedido é aceito, em trabalhos repetidos sem desenho
"O prazo é de 10 dias úteis a partir do recebimento do sinal e do desenho aprovado."
Planeje a semana
Uma vez por semana, olhe todo trabalho em aberto:
- O que está atrasado ou perto da data? Faça primeiro.
- O que está esperando alguém? Cobre aprovações, sinais e material.
- O que cada pessoa e cada máquina vai fazer nesta semana? Não reserve mais horas do que você tem.
- O que vem depois? Compre agora o material dos trabalhos da semana que vem.
Tenha um quadro com três colunas: A fazer, Em andamento e Concluído. Todo mundo deve conseguir ver o que vem a seguir sem perguntar.
Trabalhos urgentes
Um trabalho urgente toma o lugar de outro. Dê o preço de acordo, ou não aceite.
| Pergunte-se | Se a resposta for sim |
|---|---|
| Consigo fazer sem mudar outro trabalho? | Ótimo. Talvez uma pequena taxa de urgência. |
| Empurra a data de outro cliente? | Cobre um adicional de urgência e avise o outro cliente agora. |
| Precisa de hora extra ou fim de semana? | Cobre um adicional que cubra isso, pago antecipado. |
| Me faria quebrar uma promessa? | Diga não. |
"Conseguimos para sexta. Como é urgente, tem um adicional e o pagamento é antecipado. Quer que eu reserve?"
Quando você vai atrasar
Você vai saber antes do cliente. Avise cedo, com uma nova data e um motivo. Não espere ele perguntar.
"Oi, Alex: um aviso rápido. Nosso fornecedor de pintura eletrostática atrasou, então seu corrimão fica pronto na terça em vez de sexta. Sinto muito, e confirmo assim que ele voltar."
Um cliente avisado na segunda fica chateado. Um cliente que descobre na retirada talvez não volte.
Mantenha promessas realistas
Prometer um prazo curto para ganhar um trabalho só funciona se você consegue cumprir. Quando você está cheio, uma data mais longa e honesta é melhor que uma curta que você não vai cumprir. Se o cliente precisa antes, é para isso que serve o adicional de urgência.
Revise seus prazos mais ou menos todo mês. Se você sempre termina antes, pode encurtar. Se sempre atrasa, alongue, ou revise sua capacidade.
Faça no Customakr
- Em cada orçamento, defina o Prazo em dias e O prazo começa quando: sinal recebido, desenhos aprovados, desenhos aprovados e sinal recebido, ou pedido aceito.
- Ordens de alteração aprovadas podem somar dias, e o prazo do trabalho se move junto.
- Orçamentos aceitos viram ordens de serviço no Quadro de trabalhos, em A fazer, Em andamento e Concluído. O tempo é marcado em cada operação, com um aviso antes de acabarem as horas orçadas.
- O Painel de operações abre com Requer atenção: trabalhos atrasados, trabalhos perto do prazo, orçamentos prestes a vencer e pessoas esperando por você. A situação da oficina mostra cada setor, para você ver onde o trabalho está travando.
- No Pro e no Team, Capacidade de fluxo de trabalho mostra o que seus trabalhos em aberto pedem de cada setor e de cada máquina nas próximas semanas, comparado com as horas que suas pessoas e máquinas conseguem dar. Defina as horas semanais de cada máquina, marque como fora de serviço e siga as sugestões de manutenção periódica.
- No Solo ou superior, registre o prazo e os dias de entrega de cada fornecedor em Fornecedores, para saber quanto o material demora antes de prometer uma data.
Lista de verificação
- Meus prazos cobrem aprovações, material, a fila, serviços externos e a retirada.
- Sei minha capacidade semanal no gargalo.
- Somo uma folga antes de dar uma data.
- Todo orçamento diz quando o prazo começa.
- Olho todo trabalho em aberto uma vez por semana.
- Urgências são cobradas e pagas antecipado, ou eu digo não.
- Aviso os clientes sobre atrasos cedo, com uma nova data.