Le délai, c’est plus que le temps de fabrication
Les clients entendent « deux semaines » comme le jour où ils l’auront. Votre délai doit couvrir tout ce qui se passe entre leur oui et le ramassage :
| Étape | Ce qui prend du temps |
|---|---|
| L’acompte | Tant qu’il n’est pas payé, le travail n’existe pas |
| Les approbations | Plans, épreuves, échantillons et réponses du client |
| Les matériaux | Délais des fournisseurs, jours de livraison et ruptures de stock |
| La file d’attente | Les travaux déjà devant celui-ci |
| La fabrication | Les heures sur le travail lui-même |
| La sous-traitance | Peinture en poudre, placage, gravure ou un autre atelier |
| Finition et séchage | Séchage, durcissement et assemblage |
| Ramassage ou livraison | Emballage, réservation et expédition |
La fabrication elle-même est souvent la plus petite partie.
Connaissez votre vraie capacité
La capacité, ce sont les heures que vos gens et vos machines peuvent vraiment donner chaque semaine. Partez des heures que vous travaillez. Retirez ce qui n’est pas de la production : devis, administration, achats, ménage et entretien. Ce qui reste, c’est ce que vous pouvez planifier.
Regardez votre goulot d’étranglement. Si chaque travail passe par un seul laser ou un seul soudeur, c’est ça votre capacité, peu importe combien d’autres machines vous avez.
Remplissez ensuite cette capacité avec les travaux déjà acceptés. La première semaine où il reste de la place est le plus tôt qu’un nouveau travail peut commencer.
Calculez le délai
- Trouvez la première semaine où le goulot a assez de place pour les heures du travail.
- Ajoutez les jours d’arrivée des matériaux, s’ils ne sont pas en stock.
- Ajoutez la sous-traitance, et le temps de finition ou de séchage.
- Ajoutez une marge pour ce qui arrive toujours : une journée de maladie, un outil brisé, une livraison en retard.
- Arrondissez à une journée sur laquelle le client peut compter.
Donnez des jours ouvrables ou une date, et dites quand le compte commence.
Faites partir le délai au bon moment
Si le délai part quand vous envoyez le devis, un client qui prend deux semaines à approuver s’attend quand même à la date d’origine. Liez le départ à quelque chose que vous contrôlez :
- Quand l’acompte est reçu
- Quand les plans sont approuvés
- Quand les deux sont faits
- Quand la commande est acceptée, pour des travaux répétés sans plans
« Le délai est de 10 jours ouvrables à partir de la réception de votre acompte et de votre plan approuvé. »
Planifiez la semaine
Une fois par semaine, passez en revue chaque travail ouvert :
- Qu’est-ce qui est en retard ou proche de sa date ? Faites-le d’abord.
- Qu’est-ce qui attend quelqu’un ? Relancez les approbations, les acomptes et les matériaux.
- Que fera chaque personne et chaque machine cette semaine ? Ne réservez pas plus d’heures que vous en avez.
- Qu’est-ce qui s’en vient ? Commandez maintenant la matière pour les travaux de la semaine prochaine.
Gardez un tableau à trois colonnes : À faire, En cours et Terminé. Tout le monde doit pouvoir voir la suite sans demander.
Les travaux urgents
Un travail urgent prend la place de quelqu’un d’autre. Chiffrez-le en conséquence, ou refusez-le.
| Demandez-vous | Si la réponse est oui |
|---|---|
| Puis-je le faire sans déplacer un autre travail ? | Parfait. Peut-être de petits frais d’urgence. |
| Est-ce que ça repousse la date d’un autre client ? | Facturez un supplément urgence, et prévenez l’autre client maintenant. |
| Faut-il des heures supplémentaires ou une fin de semaine ? | Facturez un supplément qui couvre ça, payé d’avance. |
| Est-ce que ça me ferait briser une promesse ? | Dites non. |
« On peut le faire d’ici vendredi. Comme c’est urgent, il y a un supplément et c’est payé d’avance. Voulez-vous que je le réserve ? »
Quand vous serez en retard
Vous le saurez avant le client. Prévenez-le tôt, avec une nouvelle date et une raison. N’attendez pas qu’il le demande.
« Bonjour Alex, je vous préviens : notre peintre en poudre a du retard, donc votre rampe sera prête mardi au lieu de vendredi. Je suis désolé, et je vous confirme dès qu’elle revient. »
Un client prévenu le lundi est contrarié. Un client qui l’apprend au ramassage risque de ne pas revenir.
Gardez des promesses réalistes
Annoncer un délai court pour décrocher un travail ne fonctionne que si vous pouvez le tenir. Quand vous êtes occupé, une date plus longue et honnête vaut mieux qu’une date courte que vous manquerez. Si le client en a besoin plus tôt, c’est à ça que sert le supplément urgence.
Revoyez vos délais à peu près chaque mois. Si vous finissez toujours en avance, vous pouvez les raccourcir. Si vous êtes toujours en retard, allongez-les, ou revoyez votre capacité.
Dans Customakr
- Sur chaque devis, fixez le Délai en jours et Le délai commence quand : acompte reçu, plans approuvés, plans approuvés et acompte reçu, ou commande acceptée.
- Les avenants approuvés peuvent ajouter des jours, et le délai du travail se déplace avec eux.
- Les devis acceptés deviennent des bons de travail dans le Tableau des travaux, en colonnes À faire, En cours et Terminé. Le temps est pointé sur chaque opération, avec un avertissement avant que les heures prévues soient épuisées.
- Le Tableau des opérations s’ouvre sur À traiter : travaux en retard, travaux qui arrivent à échéance, devis sur le point d’expirer et personnes qui vous attendent. L’état de l’atelier montre chaque service, pour voir où le travail ralentit.
- Avec Pro et Team, Capacité de production montre ce que vos travaux ouverts demandent à chaque service et chaque machine dans les prochaines semaines, par rapport aux heures que vos gens et vos machines peuvent donner. Fixez les heures hebdomadaires de chaque machine, mettez-la hors service, et suivez les suggestions d’entretien régulier.
- Avec Solo et plus, notez le délai et les jours de livraison de chaque fournisseur dans Fournisseurs, pour savoir combien de temps prend la matière avant de promettre une date.
Liste de contrôle
- Mes délais couvrent les approbations, les matériaux, la file d’attente, la sous-traitance et le ramassage.
- Je connais ma capacité hebdomadaire au goulot.
- J’ajoute une marge avant de donner une date.
- Chaque devis dit quand le délai commence.
- Je passe en revue chaque travail ouvert une fois par semaine.
- Les urgences sont chiffrées et payées d’avance, ou je dis non.
- Je préviens les clients des retards tôt, avec une nouvelle date.